Automatizza la gestione e lo smistamento delle email con l’AI

Gestire migliaia di richieste di preventivo ogni mese è una sfida enorme.

Rispondere tempestivamente è cruciale, ma per molti operatori turistici la mole di lavoro è tale da rallentare i tempi di risposta fino a diversi giorni.

Come è possibile rispondere a tutte le email, in modo più veloce ed efficiente senza sacrificare la qualità? 

È la sfida che si è posto il management di Boscolo Tours, uno dei maggiori Tour Operator italiani, con una lunghissima esperienza nel campo dei viaggi di gruppo organizzati.

Con un impegno costante verso l’innovazione, Boscolo ha deciso di integrare soluzioni di Intelligenza Artificiale per migliorare le proprie operazioni interne.

L’esperienza di Boscolo Tours: come funziona la gestione delle email tramite l’AI?

Necessità

Gli operatori di Boscolo gestiscono tra le 10.000 e le 15.000 email di richiesta preventivo al mese.

In media, il back office di Boscolo impiega 2-3 giorni per rispondere manualmente, confrontandosi con un database di oltre 650 soluzioni di viaggio.

Rispondere tempestivamente è cruciale, ma la mole di lavoro rischia di rallentare i tempi e può risultare in un servizio meno personalizzato e reattivo, specialmente in alcuni periodi dell’anno.

Obiettivo

“Il nostro obiettivo – spiega Salvatore Sicuso, il direttore commerciale di Boscolo Tours a TTG Italia – è investire internamente per sfruttare la tecnologia e rendere più efficaci e veloci le risposte che il nostro reparto operation garantisce al trade.”

Soluzione

Per raggiungere questo obiettivo, Boscolo ha introdotto l’intelligenza artificiale di Smile CX GAIA nei suoi processi per automatizzare la gestione delle email di richiesta preventivo.

Ecco come funziona:

1. L’AI legge le email in ingresso, riconosce la richiesta di preventivo basandosi sul loro contenuto e sul contesto;
2. Consulta il gestionale dell’azienda, il database – con più di 650 soluzioni di itinerario classificate – e il CRM per raccogliere tutte le informazioni necessarie;
3. Utilizzando l’intelligenza artificiale generativa, elabora una o più proposte di itinerario con relativo preventivo;
4. L’AI invia le proposte all’operatore del back office di Boscolo per una verifica finale;
5. L’operatore controlla, apporta eventuali modifiche e invia il preventivo all’agente di viaggio.

Questo processo automatizzato consente agli operatori di Boscolo Tours di gestire rapidamente una grande quantità di richieste di preventivo via email in modo efficiente, mantenendo al contempo un alto standard di servizio.

5 motivi per integrare l’AI nella gestione delle email dei tour operator

Adottare l’AI per gestire i flussi di email offre numerosi vantaggi agli operatori turistici:

1. Riduzione dei tempi di risposta: Le richieste di preventivo vengono elaborate in tempi molto più rapidi, aumentando la soddisfazione degli agenti di viaggio.
2. Maggiore varietà di itinerari: L’AI non si stanca e non ha problemi di memoria! Consulta tutto il database rapidamente, permettendo di proporre più opzioni di viaggio.
3. Precisione nelle risposte: Fornisce risposte tecniche dettagliate e gestisce le richieste ripetitive con maggiore accuratezza.
4. Rende più efficiente il lavoro del back office: Smista automaticamente le email ai reparti competenti, migliorando la gestione delle richieste.
5. Servizio di alta qualità: Offre un servizio di qualità agli agenti di viaggio e ai viaggiatori, aumentando la soddisfazione del cliente.

Come iniziare a classificare le e-mail con l’intelligenza artificiale: scegli la soluzione giusta

Ogni azienda ha necessità specifiche e la potenza dell’AI è che può essere adattata alle esigenze di ogni business.

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